Khi công nghệ ngày càng trở nên hiện đại thì việc xây dựng giải pháp IT để thu thập, xử lý, quản lý dữ liệu và tự động hóa những quy trình trong doanh nghiệp mang lại những lợi ích to lớn như tăng năng suất nhân viên, giám sát các chỉ số KPI trong doanh nghiệp, và tạo ra những báo cáo nhanh chóng giúp người quản lý có cơ sở để ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Và đây là xu thế, nên nhiều doanh nghiệp đang hướng đến, nhưng có không phải 100% doanh nghiệp khi ứng dụng IT (chuyển đổi số) đều thành công.
Trong năm 2001, Standish Group thống kê về tỉ lệ những dự án IT thành công chỉ chiếm 28 %, còn lại 49% là trễ, thiếu tính năng và 23% còn lại là thất bại.
“Standish Group là một công ty tư vấn nghiên cứu CNTT quốc tế độc lập được thành lập năm 1985, được biết đến từ các báo cáo của họ về các dự án triển khai hệ thống thông tin trong khu vực công và tư nhân” -wikipedia
Vậy thì, là một chủ doanh nghiệp, bạn cần lưu ý điều gì khi triển khai một giải pháp IT nào đó cho doanh nghiệp, và có những rủi ro nào bạn cần phải lường trước trước được? Và những yếu tố nào quyết định đến sự thành công của 1 dự án.
Trong những dự IT thành công mà MinhTech làm thường có 4 yếu tố đóng vai trò quan trọng sau:
Chủ đầu tư, người quản lý trực tiếp của dự án của công ty.
Đội ngũ IT.
Nhân viên của công ty sử dụng giải pháp IT.
Lên kế hoạch làm việc phù hợp giữa các bên.
Đối với chủ đầu tư dự án
Đầu tiên, yếu tố quyết định cao nhất đó chính là người chủ đầu tư, lãnh đạo - người quyết định dự án sẽ làm cái gì, phục vụ cho mục tiêu nào mà họ muốn quản trị. Người chủ đầu tư thường có hai kiểu:
Một là thấy doanh nghiệp khác làm cũng bắt chước làm, với suy nghỉ này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro khi xây dựng giải pháp IT cho công ty của bạn hay mua 1 cái phần mềm quản lý nào đó mà bạn thấy đang được chạy quảng cáo, vì bạn không biết ứng dụng IT vào giải quyết vấn đề CỤ THỂ nào mà bạn đang gặp phải.
Thứ hai là người chủ doanh nghiệp hiểu biết vấn đề mà mình cần phải giải quyết, hoặc cao hơn nữa là hiểu chi tiết quy trình mình muốn quản lý và đưa ra giải pháp quản lý mà theo kinh nghiệm của họ, mà họ cho là tốt nhất đối với mô hình kinh doanh mà họ đang làm.
Và một điều cần có nơi chủ đầu tư nữa là sự quyết tâm, động viên, truyền cảm hướng đến những nhân viên mà sau này sẽ trực tiếp sử dụng chịu thay đổi hợp tác với bên làm IT.
Đội IT. Phận Tích, Thiết Kế, Xây Dựng, Kiểm Thử, Triển Khai Phần Mềm (BA, DESIGN, DEV, TEST, Customer Service)
BA (Business Analysis) thực hiện tìm hiểu nghiệp vụ quy trình quản lý trong doanh nghiệp của bạn để rồi đưa ra giải pháp phù hợp với hiện trạng doanh nghiệp của bạn. Đội IT để thực hiện thành công giải pháp ứng dụng IT cho doanh nghiệp cần phải tương tác với bên chủ đầu tư, đặt đúng câu hỏi để tìm ra đúng vấn đề cần giải quyết, khơi gợi thêm ý tưởng cho người chủ đầu tư về những điểm tối mà các bên vẫn chưa nhận ra, mà nó có thể làm thay đổi cả hệ thống sau này khi triển khai. (dẫn đến thay đổi thiết kế, lãng phí tốn kém).
Thiết Kế: Giao diện người dùng sao cho bắt mắt, để người dùng cảm thấy thích thú khi sử dụng ứng dụng. Trải nghiệm người dùng_UX: sắp xếp nhưng thao tác một cách tiện lợi và dễ dùng cho một tín năng nào đó của ứng dụng. Kỹ thuật: Cơ Sở Dữ Liệu, Kiến Trúc Phần Mềm, Công nghệ triển Khai nhằm mục đích dễ bảo trì, mở rộng sau này, và để phù hợp với ngân sách. Xây Dựng và Kiểm Thử nhằm đảm bảo ứng dụng hoạt động đúng như với yêu cầu ban đầu.
Triển khai đào tạo, dịch vụ chăm sóc trả lời thắc mắc của khách hàng nhằm giúp khách hàng làm quen với ứng dụng ban đầu.
Tùy theo quy mô và ngân sách của nhà đầu tư mà những bước trên sẽ được làm có những cấp độ chất lượng khác nhau. Và chất lượng của dự án phụ thuộc vào trình độ quản lý từ bước soạn thảo yêu cầu ban đầu đến đào tạo người dùng cuối cùng.
Mẹo cho các doanh chủ: Tất cả những khâu trên đều đòi hỏi cần có tài liệu cụ thể để quản lý. Nếu bên đội IT không có những tài liệu trên thì khác nào mà xây nhà mà ko cần bản vẽ ( trừ nhà cấp 4, nhà phố, dự án nhỏ ).Nếu không làm tài liệu cẩn thận , dự án sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” khiến cho bạn không biết phải bắt đầu từ đâu khi xảy ra sự cố.
Để thiết kế và phát triển phần mềm đòi hỏi đội ngũ IT phải có những kinh nghiệm trong những công nghệ khác nhau để có thể tư vấn giúp khách hàng lựa chọn công nghệ phù hợp với ngân sách và hiện trạng doanh nghiệp. Nếu không có kinh nghiệm trong công nghệ mà định làm cho khách hàng thì sẽ bị ước lượng sai thời gian triển khai khiến chậm trể dự án.
Nhân viên của công ty sử dụng giải pháp IT.
Trình độ hiểu biết về nghiệp vụ quy trình mình đang làm (ví dụ phải hiểu định khoản kế toán để sử dụng giải pháp phần mềm kế toán). Thái độ làm việc khi tiếp xúc với cái mới, có những người nhân viên họ không chịu học cái mới, và kiếm lý do chống đối khi phải học và làm thêm cái mới.
Lên kế hoạch làm việc phù hợp giữa các bên.
Việc lên kế hoạch và danh thời gian thực hiện của dự án cần có sự phối hợp của cả 2 bên. Nếu người chủ không quyết tâm làm, ko dành thời gian làm việc với đội IT, không làm công tác tư tưởng nội bộ khiến dự án kéo dài, sẽ làm tăng cái sức ì của nhân viên công ty (end user) khi tiếp xúc cái mới, và điều này dễ khiến trì trệ và làm giảm nhiệt huyết của tất cả các bên.
Xem thêm tại Để dự án IT thành công, chủ đầu tư nên làm gì?
Photo by krakenimages on Unsplash